Las empresas de hoy deben usar las tecnologías de información, cambiar sus procesos para adoptar nuevas formas de hacer negocios y hacer que los procesos y sistemas de información asociados se conviertan en un recurso estratégico para generar una ventaja competitiva.

Las tecnologías de información (TI), nombre con el que suele denominarse al software, hardware, redes de comunicaciones y otros medios que permitan transmitir y recibir información, están dando un soporte a los procesos de negocios para que sean eficientes y puedan lograr sus objetivos empresariales.El objetivo fundamental de las TI es permitir a la empresa lograr mayor captación del mercado, mejores márgenes de rentabilidad, menores costos operativos al interior de la organización, con nuevas estructuras organizacionales que sean flexibles, más planas y que se adapten al cambio, el cual será  posible si incorporamos las TI adecuadas a la empresa de hoy en un mercado en evolución.

El software en la empresa tiene que ser visto como un producto; es decir, debe ser rentable para la organización. Si invertimos en él debe ser considerado como un proyecto de desarrollo o de adquisición de software, lo cual es muy importante dado que va a apoyar los procesos del negocio y permitir crear valor para la empresa.

El desarrollo de software requiere personal, compra de equipos, las bases de datos, la participación de los usuarios, una definición de las nuevas formas de ejecución de las actividades y,  como cualquier otro producto que hoy día se desarrolla en una organización, debe tener calidad. Debemos reducir al mínimo los costos posteriores por un mantenimiento indeseable como consecuencia de que no se hubieran definido adecuadamente las funcionalidades que necesitamos, esto se logra  haciendo uso de metodologías formales con aseguramiento de calidad del proyecto.

Muchas empresas lo que necesitan es contar con una solución y proceder prontamente a una implantación del mismo dado que las condiciones cambiantes del mercado requieren una reacción rápida y un desarrollo puede tomar algunos meses o años. Sin embargo, no es suficiente desear un software integrado tipo paquete y acudir al mercado y comprarlo directamente como cualquier producto para decir que ya se tiene una solución. Se exige que éste sea de calidad  y que satisfaga nuestros diferentes requerimientos y expectativas.

Factores a considerar para la evaluación de software

La evaluación de un software o paquete pre programado requiere tomar en cuenta algunos factores que son fundamentales en un proceso formal de selección, entre ellos: la funcionalidad del software; es decir, la forma como soporta los procesos y actividades con el uso de las TI; también es importante considerar los aspectos técnicos del mismo, debe tratarse de una empresa sólida y con un buen conocimiento del producto que nos está ofreciendo.

El siguiente aspecto es el económico, que debe incluir el costo del software del entrenamiento y el costo de implantación del mismo que está relacionado al tiempo de implantación, entre otros costos. Asimismo, es necesaria la participación de los usuarios de las diferentes áreas que apoyen el software y el involucramiento de la Alta Dirección de la empresa. A continuación resumiremos todas las características que deben ser tomadas en cuenta en un proceso formal.

Factor funcionalidad del software

La funcionalidad del software se refiere a las nuevas características de los procesos o procedimientos que la empresa desea implantar; es decir, que en algunas ocasiones la empresa no desea seguir manteniendo las políticas ni los procedimientos obsoletos anteriores, con actividades rutinarias o con aquellas que no dan valor agregado. Por ese motivo, para realizar una adecuada evaluación de software es conveniente que la empresa realice un trabajo denominado análisis funcional de las diferentes áreas y procesos  que van a ser sujetos de soporte por el software a adquirir.

Este trabajo se realiza con la participación de los usuarios involucrados en el proceso y consiste en una radiografía de los “que se hace”. Es un análisis de descomposición de procesos, subprocesos y actividades. Por ejemplo, si queremos definir la funcionalidad de logística descompondríamos el área de logística en sus subprocesos gestión de compras, gestión de almacenes, gestión del transporte. El trabajo consiste en identificar algunas funcionalidades adicionales o nuevas formas de hacerlas, eliminar aquello que no da valor agregado e identificar el nivel de apoyo tecnológico.

Estos requerimientos funcionales serán necesarios para determinar el grado de adecuación del software que se adquiera. Podemos aceptar ciertos grados de variación respecto a lo que requerimos, siempre y cuando el software permita parametrizar o adaptar los programas para que puedan soportar finalmente la funcionalidad definida en esta etapa.

Factor empresa

La empresa proveedora del software que se evalúe debe ser sólida, con el suficiente respaldo como para poder generar confianza en el producto que se nos está ofreciendo, además de toda la experiencia necesaria y conocimiento de nuestro giro de negocio. Es conveniente contactar empresas locales e internacionales. El mercado local tiene representaciones directas de los proveedores internacionales o en todo caso son empresas locales que tienen la representación y que son de suficiente confianza como para acceder a ellas y solicitarles la presentación de una propuesta.

Factor técnico

Está relacionado con los aspectos tecnológicos de software, hardware o arquitectura de redes requerido por el paquete a considerar y debe estar acorde con los requerimientos de la arquitectura tecnológica de la empresa actual y proyectada para los próximos años de acuerdo a la estrategia informática de nuestro negocio. Pueden considerarse aspectos como Business Intelligence, ambiente web, redes, manejadores de bases de datos  así como lenguajes de programación, la posibilidad de modificaciones, el desarrollo de nuevas funcionalidades y plataformas, entre otros. Estos aspectos técnicos son importantes porque están relacionados con el crecimiento de la organización y evolución del uso de la tecnología considerada en la estrategia informática de la organización que debe estar alineada a la estrategia empresarial.

Factor económico

La evaluación de este factor considera los costos de las licencias del software, de entrenamiento, de mantenimiento que es un pago anual, así como los costos de implantación y otros costos relacionados que deben ser tomados en cuenta para tener un costo total que constituye el denominado costo de apropiación del software que será un factor de decisión para la empresa. Es conveniente realizar una evaluación financiera  del proyecto.

Consideraciones finales

Los factores mencionados son trabajados para cada una de las empresas que está siendo evaluada a fin de tomar la decisión correcta. Hoy es posible encontrar software integrado que satisfaga los requerimientos de las empresas que soportan nuevas formas de ejecución de procesos y en sus últimas versiones trabajan con TI de vanguardia. Por ello, es conveniente una evaluación y selección donde participen las áreas directamente involucradas, como usuarios y sistemas.

Existe software desarrollado que puede apoyar los procesos de la pequeña, mediana y gran empresa. El software adquirido puede promover el rediseño de los procesos empresariales y por ello es útil tener una idea de la nueva funcionalidad requerida. Es importante realizar una cuidadosa definición del contrato teniendo en cuenta aspectos como: las funcionalidades y tecnologías ofrecidas, entregables, pagos contra entregables, penalidades, personal asignado por el proveedor, entre otros.

Seleccionar un software es una decisión que requiere de un trabajo integrado entre los proveedores y la empresa  que asegure la calidad en los resultados; un aspecto es la confianza que de la empresa proveedora por los logros y éxitos del producto y por su actuación en el mercado, y por parte de la empresa contratante, esta debe asignar los recursos adecuados para la implantación.